Comenzile se pierd între telefon, email și WhatsApp

Cum arată în practică

Comanda nouă intră pe canalul care e la îndemână: cineva o dictează la telefon, altcineva o notează în WhatsApp, detaliile complete vin pe email sau pe hârtie. Fiecare canal lasă o variantă proprie, fără același format, fără număr de comandă și fără să fie clar cine o preia mai departe.

Clientul sună să întrebe de ce nu a început lucrarea. Cineva caută în mesaje, altul în email, iar comanda poate fi rămasă doar pe o notiță pe care nu a văzut-o nimeni din echipă.

Problema nu este că folosiți telefon, WhatsApp și email. Problema este că nu există o singură cale prin care comanda nouă e înregistrată și intră în lucru. E altfel față de Lucrăm din WhatsApp, unde chat-ul ține locul întregului flux: aici comanda se pierde la intrare, între canale. E altfel decât la Informațiile despre client sunt împrăștiate, unde lipsește istoricul unui client cunoscut: aici cererea nouă nici nu ajunge să fie preluată.

Nu trebuie să renunțați la telefon sau la WhatsApp. Poate fi de ajuns un formular scurt după apel, o cerere pe site sau un panou unde toate comenzile intră cu același format.

Dacă recunoști situația, vezi Formular de cereri, Automatizare procese sau începe cu Când formularul pe hârtie nu mai ține. Nu știi ce să ceri? Cum descrii o problemă fără jargon.

Descrie pe scurt cum lucrezi acum. Spune cum ajunge o comandă nouă în firmă.